Gomocha: leverancier van een flexibel field-service-platform
Als Gomocha bieden we een flexibel field-service-platform dat mobiele medewerkers ondersteunt met workflow-gestuurde processen. We helpen bedrijven om hun efficiëntie te verhogen en klanttevredenheid te verbeteren. Onze oplossing is volledig configureerbaar en integreert naadloos met ERP-systemen. Dat doen we voor grote organisaties zoals Heineken, Spie en Selecta.
De uitdaging
Wij gebruikten Exact Online voor zowel de financiële afhandeling als de project- en urenregistratie. Vooral in de urenregistratie liepen we tegen problemen aan die te maken hadden met onze bedrijfsstructuur. We hebben een bv in Nederland en een LLC in Amerika, met daarboven een holding. Juridisch gezien zijn dat aparte entiteiten, maar in de dagelijkse praktijk zijn we één bedrijf. We wilden dat elke medewerker, ongeacht of hij in Nederland of de Verenigde Staten werkte, op elke klant uren kon schrijven. In Exact was dat echter niet mogelijk. Medewerkers in Amerika konden bijvoorbeeld geen uren boeken op Nederlandse klanten, wat voor ons een groot struikelblok was.
Op zoek naar een werkbare oplossing
Om deze uitdaging het hoofd te bieden, ben ik op zoek gegaan naar een oplossing. Via de partnerlijst van Exact kwam ik in contact met Fortes. Na het voorleggen van onze uitdaging bleek dat Fortes Milestones wél zo in te richten was dat elke medewerker op elke klant kon schrijven. De finance-afdeling kan vervolgens heel snel zien welke uren aan welke entiteit zijn gekoppeld. Dit zorgde voor een aanzienlijke vereenvoudiging van onze processen.
Meer inzicht in uren en facturatie
Naast de flexibiliteit in urenregistratie wilden we ook meer inzicht krijgen in wat onze medewerkers precies doen en hoe we extra werkzaamheden aan klanten konden doorberekenen. We werken bij Gomocha met een SaaS-model waarbij klanten een vast bedrag betalen voor een pakket aan diensten. Er zijn natuurlijk altijd werkzaamheden die buiten de scope van het pakket vallen. Die uren willen we apart kunnen registreren om ze vervolgens te kunnen factureren. Binnen Fortes Milestones hebben we budgetregels aangemaakt voor deze extra werkzaamheden. Hierdoor kunnen we nu heel eenvoudig bepalen welke uren we alsnog willen doorberekenen aan de klant. Dit soort flexibiliteit was precies wat we zochten.
Een snelle en soepele implementatie
De implementatie van Fortes Milestones verliep razendsnel; we zijn begin juni begonnen en eind juli waren we al volledig operationeel. Uit ervaring weten we dat projecten vaak uitlopen omdat de klant niet genoeg tijd vrijmaakt, dat geldt natuurlijk ook voor de implementatie van Fortes Milestones. Wij hebben de tijd genomen en dat heeft zich uitbetaald. Sinds 1 juli schrijven we onze uren in Fortes Milestones en eind juli heb ik de eerste facturen via Fortes verstuurd. Berry Zwaan, onze consultant bij Fortes, is een prettige partner om mee samen te werken. Het is een man die zich houdt aan zijn afspraken en dat helpt natuurlijk enorm. De lijntjes met Fortes zijn sowieso lekker kort, en bij vragen of verzoeken krijgen we heel snel antwoord.
Eenvoud voor medewerkers en tijdswinst voor de administratie
We hebben ervoor gekozen om verschillende werkzaamheden zoals implementatie, abonnement, support en ad-hoc consultancy in één project per klant onder te brengen. Dit maakt het voor onze medewerkers een stuk gemakkelijker om hun uren te schrijven. Urenregistratie gebruiken we niet als controlemiddel, maar als een manier voor medewerkers om hun verhaal te vertellen: wat hebben ze gedaan? Om dit zo simpel mogelijk te maken, hebben we het aantal artikelsoorten waarop geschreven kan worden beperkt. Een klant is in feite één project, met budgetregels voor verschillende soorten werk, ook voor zaken die buiten de vaste prijsafspraak met de klant vallen. Als een klant een paar uurtjes hulp nodig heeft voor een aanpassing, stellen we niet meteen een heel nieuw contract op. Dat doen we op basis van vertrouwen. De klant vraagt een change request aan. Wij schatten in hoeveel tijd dat gaat kosten, bijvoorbeeld vier uur. Als de klant akkoord gaat, is dat meteen de deal. Door voor dit soort kleine verzoeken geen aparte projecten aan te maken, besparen we veel tijd op de administratie. Natuurlijk is er wel ruimte voor flexibiliteit: accountmanagers kunnen altijd besluiten om een aparte budgetlijn aan te maken als dat nodig is. Maar we houden het liever zo eenvoudig mogelijk voor onze medewerkers. En dat kan uitstekend met Fortes Milestones.
Meer weten?
Ben je benieuwd hoe Fortes Milestones ook jouw organisatie kan helpen om processen te stroomlijnen en te vereenvoudigen? Neem dan contact op met het team van Fortes en ontdek wat er mogelijk is!
